WhatsApp, la popular aplicación de mensajería, ha revolucionado la comunicación y ahora se utiliza como una poderosa herramienta de gestión, tanto en el sector privado como en el público.
Esta aplicación ha transformado la forma en que los gerentes interactúan con sus equipos, aumentando la eficiencia, reduciendo la burocracia y optimizando la supervisión.
En este artículo, reflexionaremos sobre cómo se utiliza WhatsApp como una herramienta de gestión, su beneficios y potenciales amenazas.
Una de las ventajas más importantes de usar WhatsApp como herramienta de gestión es su capacidad para facilitar la comunicación inmediata.
En lugar de depender de la comunicación por correo electrónico o en persona, los gerentes pueden enviar mensajes a sus miembros del equipo, que pueden ser vistos al instante.
Esta comunicación en tiempo real optimiza la toma de decisiones y ayuda a resolver problemas rápidamente.
Además, los chats grupales en WhatsApp ayudan a los equipos a mantenerse conectados y proporcionar actualizaciones sobre el progreso del trabajo sin retrasos.
¿WhatsApp a todo nivel?
Podríamos preguntarnos si, esta forma de comunicación es apropiada hasta un determinado nivel de jerarquía en las organizaciones, o por el contrario se limita a la gerencia media-alta. La respuesta tiende a ser que cada vez menos se establecen barreras para sacar ventaja de la inmediatez.
En el sector privado, las juntas directivas de conglomerados, corporaciones y trasnacionales empiezan a convocarse o confirmarse a través de WhatsApp.
En el sector público, me atrevería a afirmar que hoy en día, muchos mandatarios, utilizan esta herramienta para solicitar reportes de avances, convocar consejos de ministros, solicitar información actualizada para discursos y, por qué no, para girar instrucciones.
Accesibilidad, donde sea y cuando sea
Otra ventaja de WhatsApp es su accesibilidad. Con WhatsApp, los gerentes y sus miembros del equipo pueden comunicarse desde cualquier lugar, en cualquier momento.
Esto significa que incluso cuando no están físicamente presentes en la oficina, pueden mantenerse conectados y garantizar que todo funcione sin problemas.
Esto lo hace ideal para equipos remotos, freelancers y entornos de trabajo en casa, ventajas que adquirieron relevancia durante la pandemia COVID-19 y que llegaron para quedarse.
Sin embargo, la accesibilidad empieza a convertirse en un problema, también a todo nivel, cuando los gerentes no establecen límites y reglas claras en cómo, cuándo y para qué se utiliza el WhatsApp como herramienta de supervisión y seguimiento.
Ante la ausencia de acuerdos explícitos entre los jefes y los colaboradores, se generan tensiones que podrían derivar en un impacto negativo en el ambiente laboral, asi como en la productividad de las organizaciones.
Por un lado, los gerentes, con o sin intención, solicitan reportes en horarios destinados al descanso o dispersión.
Por otro lado, los supervisados se desconectan de sus responsabilidades en etapas críticas que requieren de la atención en tiempo real, basados en la premisa que no responderán, porque están en su momento de descanso.
Si usted se siente identificado, la recomendación es que establezca acuerdos, reglas y condiciones con su supervisor o supervisado, que le permita seguir sacando provecho de la inmediatez, sin abusar, ni ser abusado.
WhatsApp, a pesar de las dudas…
La función de cifrado de extremo a extremo de WhatsApp asegura que la información confidencial está protegida. Los gerentes pueden usarlo para comunicar información delicada, sin el temor de que sea accesible por personas no autorizadas.
Sin embargo, han emergido otras aplicaciones mensajería instantánea que dan la sensación de mayor protección del intercambio de información, tal es el caso de Signal o Telegram.
En ambos casos, sus propuestas de valor y estrategia de diferenciación es que sus protocolos de seguridad son muy superiores a los de WhatsApp.
Eso ha traído dos consecuencias, la primera: la duda razonable sobre la seguridad misma de WhatsApp y la segunda, que algunos actores en el sector bursátil, donde la información es factor crítico, o en la gestión pública, utilicen estas otras alternativas para el intercambio de información “más sensible”, sin que esto represente una amenaza en participación de mercado a la plataforma de mensajería por excelencia del grupo Meta.
Además de la comunicación en tiempo real y la accesibilidad de WhatsApp, su capacidad para compartir documentos, imágenes y videos ha demostrado ser útil en prácticas de gestión.
Los miembros del equipo pueden compartir el progreso del trabajo, actualizaciones e incluso videos de solución de problemas, lo que permite a los gerentes tomar decisiones rápidas y dar soluciones rápidas.
«Ante la ausencia de acuerdos explícitos entre los jefes y los colaboradores, se generan tensiones que podrían derivar en un impacto negativo en el ambiente laboral, asi como en la productividad de las organizaciones», Miguel Angel Sabal.
¿Y la formalidad?
La inminente sustitución de las comunicaciones físicas (cartas, memorándums) y correos electrónicos, por la mensajería instantánea también atenta contra la formalidad y documentación en procesos de toma de decisiones, así como de determinación de corresponsabilidades.
¿Es un mensaje de WhatsApp vinculante desde el punto de vista jurídico institucional?
La respuesta hoy será diferente en el futuro, si la tendencia continúa, como pareciera que continuará. Una instrucción por WhatsApp hoy en día debería ser tan vinculante como la de un correo electrónico.
Sin embargo, dadas las distintas funciones de desaparición inmediata, notas de voz, la posibilidad de borrar mensajes después de leido, le restan, por ahora, formalidad y robustez, ante las alternativas tradicionales.
En conclusión, WhatsApp es una herramienta de gestión efectiva que está ganando rápidamente popularidad en el mundo empresarial.
Su comunicación en tiempo real, accesibilidad, función de seguridad de cifrado de extremo a extremo, compartir documentos y su papel en la promoción de la dinámica de grupo lo han convertido en una excelente herramienta para los gerentes.
Sin embargo, deben existir códigos y acuerdos compartidos entre gerentes y colaboradores, que establezcan los límites de uso, para evitar un impacto en la productividad, ambiente laboral y responsabilidad en la toma de decisiones.
Sobre las fuentes del artículo.
Este es el primer artículo que escribo, utilizando Nova, la aplicación móvil de ChatGpt.
A pesar de que le pregunté a este Bot de inteligencia artificial, si era una práctica correcta citar información obtenida a través de este lenguaje-plataforma, y la respuesta fue que NO, considero que debemos empezar a establecer un mecanismo donde se declare, así como lo hacemos con el derecho de autor, que nuestras ideas son complementadas por “otros”, aunque esos “otros” sean robots, inteligentes 😊.
Add a Comment